1 września 2025 r. – wyłączenie środowiska testowego KSeF 1.0 (nowi użytkownicy będą mogli rozpocząć pracę dopiero w środowisku testowym KSeF 2.0 – z dotychczasowego środowiska testowego mogą korzystać podatnicy, którzy pracowali na nim przed 1 września),
30 września 2025 r. – uruchomienie środowiska testowego KSeF 2.0 i start testów otwartego API (chodzi o testowanie oprogramowania służącego do wymiany informacji między KSeF a dostępnymi na rynku programami służącymi do fakturowania – informacja istotna przede wszystkim dla dostawców programów księgowych),
15 października 2025 r. – możliwość integracji z KSeF przez API w środowisku przedprodukcyjnym (wersja demo),
1 listopada 2025 r. – uruchomienie MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień), który jest niezbędny do pobierania certyfikatów oraz nadawania uprawnień w systemie,
3 listopada 2025 r. – start testów Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym,
15 listopada 2025 r. – udostępnienie Aplikacji Podatnika przez Ministerstwo Finansów w środowisku przedprodukcyjnym,
wrzesień – grudzień 2025 r. – cykl spotkań organizowanych przez Ministerstwo Finansów „Środy z KSeF”, na których uczestnicy dowiedzą się m.in. w jaki sposób pobierać certyfikaty, jak wystawiać i odbierać faktury w systemie czy też jakie funkcje oferują narzędzia udostępniane przez MF,
26-31 stycznia 2026 r. – przerwa techniczna i wyłączenie KSeF 1.0,
1 lutego 2026 r. – rozpoczęcie obowiązywania KSeF dla największych podmiotów (u których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł),
1 kwietnia 2026 r. – rozpoczęcie obowiązywania KSeF dla pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkiem przedsiębiorców nieposiadających stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce jak również przedsiębiorców wystawiających faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej).

Tryby KSeF – kiedy mają zastosowanie i jak z nich korzystać?
 
Tryb online
Jest to podstawowe rozwiązanie, z którego co do zasady będą mieli obowiązek korzystać wszyscy użytkownicy systemu. Polega na natychmiastowym przesłaniu faktury do KSeF i uzyskaniu numeru identyfikacyjnego w czasie rzeczywistym.

Tryb offline24
Jest to tryb wprowadzony na wypadek problemów technicznych po stronie podatnika, takich jak brak dostępu do internetu czy słaba jakość połączenia uniemożliwiająca przesłanie faktury w czasie rzeczywistym.
W tych przypadkach podatnik będzie miał obowiązek:
wystawienia faktury według aktualnej struktury logicznej,
zapisania jej w formie elektronicznej oraz
przesłania najpóźniej następnego dnia roboczego do Krajowego Systemu e-Faktur.
Jeśli w międzyczasie - między wystawieniem dokumentu a jego wysłaniem następnego dnia roboczego - zostanie ogłoszona awaria KSeF, termin na wysyłkę wydłuży się do 7 dni roboczych.
 
Ważne! Datą wystawienia faktury w trybie offline24 będzie data wskazana przez podatnika w polu P_1, a datą jej otrzymania – moment nadania numeru w KSeF albo faktyczne doręczenie faktury nabywcy (jeśli nie posiada on numeru NIP).

Co istotne, faktury udostępniane poza systemem będą musiały posiadać dwa kody QR – jeden zapewniający dostęp do dokumentu w KSeF, a drugi potwierdzający tożsamość wystawcy.
 
Ważne! Również Faktury korygujące będzie można wystawiać w trybie offline24, ale dopiero po wcześniejszym przesłaniu faktury pierwotnej.

 
Tryb offline
Tryb ten różni się od trybu offline24 tym, że dotyczy czasowego wyłączenia systemu przez administrację – tj. gdy występują problemy po stronie systemu, podczas gdy tryb offline24 dotyczy problemów po stronie podatnika.
W przypadku zastosowania tego trybu podatnik – podobnie jak w trybie offline24 – będzie wystawiał fakturę elektroniczną zgodnie ze wzorem, ale będzie musiał ją przesłać do KSeF dopiero po przywróceniu systemu – najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Ważne! W razie awarii termin wysyłki ulegnie przedłużeniu do 7 dni, a przy awarii całkowitej wysyłka w ogóle nie będzie wymagana.

Daty wystawienia oraz otrzymania będą ustalane na takiej samej zasadzie, jak w trybie offline24. Analogicznie podatnik będzie miał obowiązek zamieszczania dwóch kodów QR.
 
Ważne! Co do zasady tryb offline jest tożsamy z trybem offline24; różnią się one jedynie przyczyną ich zastosowania.

Awaria całkowita
W przypadku ogłoszenia awarii KSeF (również w sytuacjach nadzwyczajnych), każdy podatnik korzystający z systemu będzie miał obowiązek wystawienia faktury albo w postaci papierowej, albo elektronicznej, przy czym nie będzie obowiązywał wówczas wzór faktury ustrukturyzowanej.
 
Ważne! Nie będzie obowiązku przesyłania takich faktur do KSeF po ustaniu awarii – dokument pozostanie wówczas wyłącznie poza systemem.
 
Tak wystawioną fakturę (w trakcie awarii KSeF) podatnik powinien przekazać nabywcy innymi środkami komunikacji, np. osobiście, pocztą, drogą mailową.

W odniesieniu do dat, jako data wystawienia będzie uznawana data wskazana przez podatnika na fakturze, natomiast datą otrzymania będzie faktyczne doręczenie nabywcy dokumentu. Również faktury wystawione w trakcie awarii nie będą opatrywane kodami QR.

Co do zasady zatem tryb awarii stanowi całkowite odejście od procedur KSeF, co da przedsiębiorcom gwarancję możliwości dokumentowania transakcji w sytuacjach nadzwyczajnych.